«L’archivio di un ente costituisce un patrimonio culturale di grande valore, mediante il quale è possibile effettuare studi e ricerche sulla storia dell’ente medesimo e sui suoi legami con il territorio, con i cittadini e con le istituzioni politiche, civili e culturali. Se non organizzato esso nasce e si sedimenta in modo naturale, cioè non volontario, come risultato di un’attività pratica, amministrativa, gestionale.
L’attenzione generalmente posta soltanto alla parte storica degli archivi, senza un adeguato raccordo con il processo di formazione dei documenti, rappresenta una delle cause principali che hanno portato, paradossalmente, proprio alla mancata o insufficiente valorizzazione degli archivi storici. Uno dei più grandi archivisti di tutti i tempi, Giorgio Cencetti, ebbe a scrivere nel 1939: c’è una “impossibilità di differenziare teoricamente l’ufficio di protocollo dall’archivio, l’archivio corrente da quello di deposito: tutto è semplicemente archivio”. La tutela e la valorizzazione dell’archivio storico, dunque, dipende dall’organizzazione e dalla tutela dell’archivio corrente. In proposito giova ricordare un’altra frase della dottrina archivistica ripresa da Leopoldo Sandri, che dovrebbe far riflettere sulla trascuratezza degli archivi correnti: “le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione”».
Quest’ultimo rappresenta il primo anello di una catena che termina di norma quarant’anni più tardi, quando i documenti relativi ai procedimenti conclusi, dopo essere transitati per quel limbo che è l’archivio di deposito ed essere stati opportunamente “depurati” assurgono alla dignità culturale e scientifica che compete all’archivio storico, dove saranno conservati perennemente e resi disponibili agli studiosi”.
(estratto dal sito Università degli studi di Padova – Archivio generale di Ateneo)
Il principale riferimento normativo italiano in materia di archivi pubblici è rappresentato dal D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 "Codice dei beni culturali e del paesaggio". Esso regolamenta, tra l’altro, le attività dell’Archivio nelle sue tre fasi: archivio corrente, che protocolla, classifica e conserva i documenti necessari per la trattazione degli affari in corso; archivio di deposito, che conserva i documenti relativi ad affari esauriti versati dall’archivio corrente; archivio storico, che secondo lo stesso Codice accoglie i documenti destinati alla conservazione permanente che abbiano almeno quaranta anni di vita. Tale organizzazione è la premessa necessaria, ancorché non sufficiente, alla realizzazione dei principi fondamentali di efficienza, efficacia e trasparenza della Pubblica Amministrazione.

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